Aufbewahrungsfristen: Regelungen nach DSGVO

Die DSGVO regelt das Löschen von Daten auf Verlangen der betroffenen Person. Dem stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen. Es gibt Aufbewahrungsfristen allgemein für diverse Vorgänge und Unterlagen sowie spezielle Regelungen für einzelne Bereiche.

Aufbewahrungsfristen allgemein 

Diese regelt unter anderem das Obligationenrecht im Artikel 958f. Demnach sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt erst mit Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres zu laufen – für einen Vorgang im Januar bedeutet das fast 11 Jahre Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfristen allgemein gelten auch für Kontoauszüge und weitere Unterlagen, die das Finanzamt sehen will, für unbewegliche Gegenstände (unter anderem Immobilien) liegen sie sogar bei 20 Jahren.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in speziellen Fällen 

Für Rechnungen gelten zehn Jahre, doch für Personalakten nur drei Jahre, weil danach Ansprüche aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis enden. Das könnten ein Schadenersatzanspruch oder die Einforderung eines Arbeitszeugnisses sein. Für das Steuer- und Sozialrecht gelten sehr spezielle gesetzliche Aufbewahrungsfristen, so fünf Jahre für den Lohnnachweis zu geleisteten Arbeitsstunden, aber sechs Jahre für die Lohnsteuerkarte und sechs bis 30 Jahre für die Unterlagen zur bAV – je nach dem Zeitpunkt ihrer Inanspruchnahme durch den Arbeitnehmer.

Robert Sasse
Robert Sasse ist Unternehmensgründer, Geschäftsführer, Journalist und seit über 17 Jahren in der Medien-, Finanz- und Verlagsbranche tätig. Er ist studierter Betriebswirt und besitzt einen Master of Science in Marketing und Sales.